【Excel】エクセルで問題点・改善点洗い出しシート（解決表）の作り方・テンプレート

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業務やプロジェクトを進める中で、問題点や改善点を効率的に管理することは非常に重要です。

会議で指摘された課題が放置されている、誰がいつまでに対応するか不明確、改善の進捗状況が把握できない、過去にどんな問題があったか振り返れないなど、問題点の管理が不十分だと、同じ問題が繰り返し発生したり、重要な課題が見過ごされたりして、業務効率や品質の低下につながります。

特に複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、問題点を一元管理し、担当者と期限を明確にして、進捗を可視化する仕組みが必要です。口頭やメールだけで管理していると、情報が分散して追跡が困難になります。

Excelを使えば、効果的な問題点・改善点洗い出しシートを簡単に作成できます。

必要な項目の設計、見やすいレイアウトの作成、ステータス管理の仕組み、優先度の設定など、実務で即座に活用できる実践的なシートを構築できます。

本記事では、問題点・改善点洗い出しシートの基本設計から、実務で役立つ機能の実装方法、テンプレートの作成まで、具体的な手順を詳しく解説します。

チームの課題管理を効率化したい方は、ぜひ最後までお読みください。

です。

それでは詳しく見ていきましょう。

問題点洗い出しシートの基本設計

それではまず、効果的な問題点・改善点洗い出しシートに必要な基本要素を確認していきます。

必須項目と推奨項目の設計

問題点・改善点洗い出しシートを作成する際、最低限必要な項目は「問題内容」「担当者」「期限」「ステータス」の4つです。

問題内容には、具体的に何が問題なのかを簡潔に記載します。

担当者は、その問題の解決を誰が担当するかを明確にします。

期限は、いつまでに対応するかの目標日を設定し、ステータスは「未着手」「対応中」「完了」などの進捗状況を示します。

これらに加えて、実務でより効果的に管理するための推奨項目があります。

「発見日」は問題が発覚した日付を記録し、「優先度」は高・中・低などで緊急性や重要性を示します。

「カテゴリー」は問題の種類（品質、コスト、納期、安全など）を分類し、「対応内容」には実際に取った対策を記録します。

「備考」欄には、追加情報や注意事項を自由に記載できます。

項目名	重要度	内容例	データ型
No.	必須	1, 2, 3…	連番
発見日	推奨	2025/11/18	日付
問題内容	必須	在庫管理システムの入力ミスが頻発	テキスト
カテゴリー	推奨	品質、コスト、納期、安全	選択式
優先度	推奨	高、中、低	選択式
担当者	必須	山田太郎	選択式
期限	必須	2025/12/31	日付
ステータス	必須	未着手、対応中、完了	選択式
対応内容	推奨	入力チェック機能を追加	テキスト
備考	オプション	月次会議で進捗報告	テキスト

列の幅は、内容に応じて調整します。

No.列は3文字分程度、日付列は10文字分程度、問題内容や対応内容は30文字分以上確保すると読みやすくなります。

担当者やステータスなどの選択式項目は、最長の選択肢に合わせた幅を設定します。

全体のバランスを見ながら、印刷時にA4用紙1枚に収まるよう調整することも重要です。

見出し行の作成と書式設定

シートの1行目には、各項目の見出しを配置し、視認性を高める書式設定を行います。

見出し行は背景色を設定して本体データと区別します。

薄い青色（RGB: 217, 225, 242）や薄い緑色（RGB: 226, 239, 218）などの淡色が一般的で、濃い色は避けます。

フォントは太字に設定し、文字は中央揃えまたは左揃えにします。

見出し行を常に表示させるため、ウィンドウ枠の固定を設定します。

2行目のセル（A2など）を選択した状態で、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」→「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

これにより、下にスクロールしても1行目の見出しが常に表示され、どの列が何のデータかすぐに確認できます。

罫線も適切に設定します。

見出し行の下側には太めの罫線（中太線または二重線）を引いて、見出しとデータを明確に区切ります。

データ行には、すべてのセルに細い格子罫線を設定します。

「ホーム」タブの「罫線」ボタンから「格子」を選択すれば、選択範囲全体に罫線が引かれます。

書式要素	設定内容	目的
背景色	薄い青（#D9E1F2）または薄い緑（#E2EFDA）	見出しとデータの区別
フォント	太字、サイズ11pt	視認性向上
配置	中央揃えまたは左揃え	整然とした見た目
罫線（見出し下）	中太線または二重線	明確な区切り
罫線（データ部）	細い格子	セルの区別

テーブル機能の活用

Excel 2007以降では、「テーブル」機能を使うことで、データ管理が大幅に効率化されます。

見出し行を含むデータ範囲を選択し、「挿入」タブの「テーブル」をクリックすると、範囲がテーブルとして書式設定されます。

「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認してOKをクリックします。

テーブルにすると、自動的に交互の行に色が付き（縞模様）、見やすくなります。

また、見出し行に自動的にフィルターボタンが表示され、各列でのデータ絞り込みが簡単になります。

さらに、テーブルの最終行の下に新しいデータを入力すると、自動的にテーブルが拡張され、書式や数式が自動適用されます。

テーブル機能のメリット	内容
自動書式設定	交互の行に色が付き、視認性が向上
自動フィルター	見出しに▼ボタンが表示され、絞り込みが容易
自動拡張	新しい行を追加すると自動的にテーブルに含まれる
構造化参照	数式で列名を使った参照が可能
集計行	テーブル下部に自動集計行を追加可能

入力効率を高める機能の実装

続いては、データ入力を効率化し、入力ミスを防ぐための機能を実装していきます。

ドロップダウンリストの設定

担当者、ステータス、優先度、カテゴリーなど、選択肢が決まっている項目にはドロップダウンリストを設定します。

これにより、入力が高速化され、表記ゆれ（「未着手」と「未対応」の混在など）も防げます。

ドロップダウンリストを設定するには、「データの入力規則」機能を使用します。

まず、ステータス列にドロップダウンリストを設定します。

ステータスのデータ部分（例：H2:H100）を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。

「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」欄に「未着手,対応中,完了,保留」のように、カンマ区切りで選択肢を入力します。

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認してOKをクリックします。

より管理しやすい方法として、選択肢を別のセル範囲に入力し、それを参照する方法もあります。

シートの右端や別のシートに「選択肢マスタ」エリアを作成し、そこに選択肢を縦に並べます。

例えば、Z列に「未着手」「対応中」「完了」「保留」と入力し、データの入力規則の「元の値」欄に「=$Z$2:$Z$5」のように範囲を指定します。

この方法であれば、選択肢の追加や変更が容易になります。

項目	選択肢例	設定方法
ステータス	未着手、対応中、完了、保留	直接入力またはセル参照
優先度	高、中、低	直接入力
カテゴリー	品質、コスト、納期、安全、その他	セル参照推奨
担当者	山田太郎、佐藤花子、鈴木一郎…	セル参照推奨
部署	営業部、製造部、品質管理部…	セル参照推奨

担当者リストは、メンバーの変更に応じて更新する必要があるため、必ず別セル参照方式で設定します。

また、「入力時メッセージ」タブで、セルを選択したときに表示されるガイドメッセージを設定することもできます。

「ステータスを選択してください」などのメッセージを設定しておくと、初めて使う人にも分かりやすくなります。

条件付き書式で視覚的に管理

条件付き書式を使うと、特定の条件に合うセルを自動的に色分けして、重要な情報を一目で把握できます。

最も重要なのは、期限切れの問題を赤色で強調表示することです。

期限列（例：G2:G100）を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

数式欄に「=AND(G2“完了”)」と入力します。

この数式は、「期限が今日より前で、かつステータスが完了ではない」という条件を示します。

「書式」ボタンをクリックして、塗りつぶし色を赤（RGB: 255, 199, 206）に設定し、OKをクリックします。

これにより、期限切れで未完了の項目が自動的に赤く強調されます。

ステータス列にも条件付き書式を設定します。

ステータスが「完了」のセルを緑色に、「未着手」のセルを黄色に、「対応中」のセルを青色に設定することで、進捗状況が視覚的に分かります。

ステータス列を選択し、「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」から、それぞれの文字列に対して色を設定します。

条件	数式例	書式（色）	目的
期限切れ（未完了）	=AND(G2“完了”)	赤色背景	緊急対応の促進
期限3日以内	=AND(G2=TODAY(),H2″完了”)	オレンジ色背景	期限接近の警告
優先度「高」	=E2=”高”	黄色背景	重要項目の強調
ステータス「完了」	=H2=”完了”	緑色背景	完了項目の識別
担当者未設定	=F2=””	灰色背景	担当者割当の促進

優先度列にも、「高」の項目を黄色で強調表示することで、重要な問題を見逃さないようにできます。

複数の条件付き書式を設定した場合、「条件付き書式」→「ルールの管理」で優先順位を調整できます。

上にあるルールほど優先的に適用されるため、最も重要な「期限切れ」ルールを最上位に配置します。

数式による自動計算項目の追加

手動入力以外に、数式で自動計算される項目を追加することで、管理の精度が高まります。

「経過日数」列を追加し、発見日から何日経過しているかを自動計算します。

経過日数のセル（例：K2）に「=TODAY()-B2」という数式を入力すれば、今日の日付から発見日を引いた日数が表示されます。

「残り日数」列も有用です。

期限まで何日あるかを自動計算することで、余裕度を把握できます。

残り日数のセル（例：L2）に「=G2-TODAY()」という数式を入力します。

負の値になれば期限切れ、0に近づけば期限が迫っていることが分かります。

条件付き書式と組み合わせて、残り日数が3日以下の場合に黄色、0以下（期限切れ）の場合に赤色で表示すると効果的です。

自動計算項目	数式例	表示内容
経過日数	=TODAY()-B2	発見から何日経過したか
残り日数	=G2-TODAY()	期限まで何日あるか
対応日数	=完了日-発見日	解決に要した日数
進捗率	=IF(H2=”完了”,100%,IF(H2=”対応中”,50%,0%))	おおよその進捗度合い

分析と活用のための機能追加

続いては、蓄積されたデータを分析し、より効果的に活用するための機能を確認していきます。

フィルター機能による絞り込み

問題点が増えてくると、特定の条件でデータを絞り込んで表示する機能が必要になります。

テーブル機能を使用していれば、見出し行に自動的にフィルターボタンが表示されます。

テーブルを使用していない場合は、見出し行のいずれかのセルを選択し、「データ」タブの「フィルター」ボタンをクリックすることで、フィルターボタンを表示できます。

担当者列のフィルターボタンをクリックすると、担当者の一覧が表示され、特定の担当者のみを表示できます。

例えば、「山田太郎」だけにチェックを入れれば、山田さんが担当する問題だけが表示されます。

複数の担当者を選択することも可能です。

これにより、個人別の進捗確認や、会議での担当者ごとの報告が容易になります。

ステータス列で「完了」以外を選択すれば、未完了の問題だけが表示されます。

会議では通常、完了した問題は報告不要で、未完了の問題だけを確認するため、この絞り込みは非常に有用です。

また、優先度「高」だけを表示すれば、緊急対応が必要な問題に集中できます。

フィルター条件	用途	設定方法
特定の担当者	個人の進捗確認、1on1ミーティング	担当者列で該当者を選択
未完了のみ	進行中の問題の確認	ステータス列で「完了」のチェックを外す
優先度「高」	重要問題の集中管理	優先度列で「高」のみ選択
期限が今月	当月の対応予定確認	期限列で日付フィルター使用
特定カテゴリー	品質会議、安全会議など	カテゴリー列で該当項目選択

日付列では、「指定の範囲内」「今月」「先月」などの便利なフィルター条件が用意されています。

期限列で「今月」を選択すれば、今月中に対応予定の問題だけが表示されます。

複数の列で同時にフィルターを設定することも可能で、例えば「担当者が山田さん」かつ「ステータスが未完了」という条件で絞り込めます。

ピボットテーブルでの集計分析

データが蓄積されてきたら、ピボットテーブルを使って多角的に分析できます。

ピボットテーブルを作成するには、データ範囲内のいずれかのセルを選択し、「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックします。

新しいワークシートにピボットテーブルを作成することを推奨します。

担当者別の問題件数を集計するには、ピボットテーブルのフィールドリストで「担当者」を「行」エリアにドラッグし、「問題内容」または任意の項目を「値」エリアにドラッグします。

値エリアの項目は自動的に「データの個数」として集計され、各担当者が何件の問題を抱えているかが一目で分かります。

分析の視点	行エリア	列エリア	値エリア	得られる情報
担当者別件数	担当者	（なし）	問題内容の個数	各人の負荷状況
ステータス別件数	ステータス	（なし）	問題内容の個数	進捗の全体状況
担当者×ステータス	担当者	ステータス	問題内容の個数	個人別の進捗状況
カテゴリー別件数	カテゴリー	（なし）	問題内容の個数	問題の傾向分析
月別発生件数	発見日（月でグループ化）	（なし）	問題内容の個数	時系列での傾向

カテゴリー別の問題件数を分析すれば、「品質問題が多い」「納期問題が頻発している」などの傾向が把握できます。

月別の発生件数を集計すれば、「特定の月に問題が集中している」などの季節的な傾向も見えてきます。

これらの分析結果を基に、根本的な改善策を検討できます。

グラフによる可視化

ピボットテーブルの集計結果は、グラフ化することでさらに分かりやすくなります。

ピボットテーブルを選択した状態で、「ピボットテーブル分析」タブの「ピボットグラフ」をクリックします。

担当者別の件数であれば、横棒グラフが見やすく、ステータス別の内訳であれば円グラフが適しています。

月別の発生件数の推移を見る場合は、折れ線グラフまたは縦棒グラフを使用します。

時系列での変化が可視化されることで、「問題が増加傾向にある」「改善施策の効果で問題が減少している」などの評価が容易になります。

これらのグラフは、経営層への報告資料としても活用できます。

まとめ　エクセルで問題点・改善点洗い出しシート（解決表）の作り方・テンプレート

エクセルで問題点・改善点洗い出しシートを作成する方法をまとめると

・基本設計：必須項目は問題内容・担当者・期限・ステータスの4つ、推奨項目として発見日・優先度・カテゴリー・対応内容を追加、見出し行は背景色と太字で強調しウィンドウ枠を固定、テーブル機能を使うと管理が効率化

・入力効率化：担当者・ステータス・優先度などはドロップダウンリスト設定、条件付き書式で期限切れを赤色・完了を緑色に自動表示、経過日数や残り日数を数式で自動計算

・分析と活用：フィルター機能で担当者別・ステータス別に絞り込み、ピボットテーブルで担当者別件数やカテゴリー別傾向を集計、グラフ化で視覚的に分かりやすく表現

これらの機能を実装したシートを作成することで、問題点の一元管理と効率的な進捗追跡が実現します。

最初から完璧なシートを目指すのではなく、シンプルな構成から始めて、運用しながら必要な機能を追加していく方法が現実的です。

ただし、シートを作ることが目的ではなく、問題を確実に解決することが本来の目的です。

シートはあくまでツールであり、定期的な見直し会議の実施、担当者への適切なフォローアップ、根本原因の分析と再発防止策の実施など、運用面での取り組みが最も重要です。

効果的な問題点洗い出しシートを活用して、継続的な業務改善を実現していきましょう!