【Excel】エクセルのグラフテンプレートを保存・呼び出して使う方法

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Excelで毎月の報告書や売上資料を作っていると、グラフの種類、色、軸の設定、凡例の位置を何度も整える作業に時間がかかります。

そんなときに役立つのが、グラフテンプレートです。

一度作り込んだグラフをテンプレートとして保存しておけば、別の表でも同じ見た目のグラフをすばやく作成できます。

グラフテンプレートは、データの内容ではなく、グラフの書式やレイアウトを再利用するための機能です。

この記事では、Excelのグラフテンプレートを保存する方法、呼び出す方法、反映されない場合の確認点まで、Windows版Excelを前提に詳しく解説します。

作業時間の短縮だけでなく、複数人で作る資料のデザイン統一にもつながります。

それでは、実際の操作と注意点を確認していきましょう。

 

エクセルのグラフテンプレートを保存する方法

それではまず、作成済みグラフをテンプレートとして保存する操作について解説していきます。

月	売上	目標
4月	820	800
5月	910	850
6月	980	900

上のように1行目に見出しがある表から、縦棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた資料用のグラフを作成したとします。

テンプレートに保存できるのは、グラフの形式、配色、タイトル、軸、凡例、ラベルなどの設定です。

セルの値そのものはテンプレートに保存されないため、別の表に安全に使い回せます。

 

保存前に整えるグラフの書式

まずは、保存したいグラフを完成形まで整えましょう。

棒グラフの色を会社の資料で使う色に変更し、目標系列は折れ線にして、必要ならデータラベルを表示します。

グラフタイトルは、汎用的に使うなら削除しておく方法も便利です。

毎回同じタイトルを使う資料なら、タイトルを含めた状態で保存しても問題ありません。

ただし、月別売上や部門別実績のようにテーマが変わる場合は、タイトルだけはグラフ作成後に変更するほうが自然です。

テンプレート保存の前に、凡例の位置、縦軸の表示単位、目盛線、フォントサイズまで確認することが重要です。

あとから毎回直す項目が残っていると、テンプレート化による時短効果が小さくなります。

特に、報告書用のグラフでは、背景を白にするか、主要目盛線を薄く残すか、数値ラベルを表示するかをあらかじめ決めておきましょう。

 

右クリックからテンプレートとして保存する操作

続いては、完成したグラフをファイルとして保存する手順を確認していきます。

グラフの外枠をクリックして、グラフ全体が選択された状態にします。

棒や折れ線などの一部だけを選択していると、右クリックメニューに必要な項目が表示されないことがあります。

グラフエリアの余白部分を右クリックし、表示されたメニューからテンプレートとして保存を選択しましょう。

保存画面が開いたら、内容が分かる名前を入力します。

たとえば、月次売上棒折れ線、部門別構成比、進捗率ダッシュボードのような名前にすると、後で一覧から見つけやすくなります。

保存時には通常、グラフテンプレート用の拡張子であるcrtx形式が使われます。

ファイル名には、グラフの目的と種類が分かる言葉を入れると管理しやすくなります。

保存先を特別に変更しない場合、Excelがテンプレートとして認識する場所に保存されます。

 

保存後に確認するテンプレートの内容

続いては、保存したテンプレートにどこまで設定が含まれるかを確認していきます。

テンプレートには、系列の表示形式、グラフの配色、枠線、フォント、軸の設定、凡例の位置などが含まれます。

一方で、元のワークシートにあるセル範囲や、各月の売上数値はそのままコピーされません。

そのため、テンプレートは書式のひな型として扱うと理解すると分かりやすいでしょう。

同じ構造のデータを扱う場合は、テンプレートを指定してグラフを作るだけで、統一感のある資料になります。

系列の数が変わる場合でもグラフは作成できますが、色や凡例の割り当てが想定と異なることがあります。

テンプレートは万能なコピーではなく、グラフの見た目を再現する設計図として利用するのがコツです。

 

グラフテンプレートを呼び出して作成する方法

続いては、保存済みのグラフテンプレートを呼び出して新しいグラフを作る方法を確認していきます。

月	売上	目標
7月	1040	950
8月	990	950
9月	1120	1000

テンプレートを利用する前に、グラフにしたい表の範囲を選択しておきます。

1行目に月、売上、目標といった見出しがある場合は、見出しを含めて範囲選択することが大切です。

列見出しを含めて選択すると、Excelが系列名と横軸ラベルを正しく判断しやすくなります。

 

挿入タブからテンプレートを選ぶ手順

続いては、グラフの挿入画面からテンプレートを選択する手順です。

グラフ化したいデータ範囲を選択した状態で、リボンの挿入タブをクリックします。

グラフのグループにあるダイアログボックス起動ツール、またはおすすめグラフを選択して、グラフの挿入画面を開きましょう。

画面上部または左側にあるテンプレートの項目を選択すると、保存済みのテンプレートが一覧に表示されます。

使いたいテンプレートをクリックしてプレビューを確認し、問題がなければOKを選択します。

この操作により、選択中のデータを使って、保存済みの書式を反映したグラフがシート上に作成されます。

テンプレートによっては、元のグラフと同じように縦棒と折れ線が組み合わされた状態になります。

 

既存グラフにテンプレートを適用する操作

続いては、すでに作成したグラフの見た目だけをテンプレートに変更する操作を確認していきます。

既存のグラフを選択し、グラフのデザインタブを開きます。

グラフの種類の変更を選択すると、グラフの挿入画面と同様にテンプレートを選べる画面が表示されます。

一覧から目的のテンプレートを選び、OKをクリックすると、元のデータは維持したまま書式や種類を切り替えられます。

既存グラフへの適用は、データを作り直さずに資料全体のデザインをそろえたいときに便利です。

ただし、円グラフ用のテンプレートを多系列の棒グラフへ適用するなど、データ構造と大きく異なる組み合わせでは見え方を必ず確認しましょう。

凡例の数や軸の表示が変わった場合は、グラフデザインのデータの選択から系列を確認します。

 

テンプレート一覧に表示されない場合の確認

続いては、保存したはずのテンプレートが一覧に見当たらない場合を確認していきます。

まず、Excelを完全に閉じてから開き直すと、一覧が更新されて表示されることがあります。

次に、テンプレートを保存した場所がExcelの標準のテンプレート保存場所かを確認しましょう。

別のフォルダへcrtxファイルを移動した場合は、テンプレート一覧に自動表示されないことがあります。

その場合は、グラフの種類の変更画面にあるテンプレートの管理から、対象のファイルを指定できる場合があります。

テンプレートが見つからない原因の多くは、保存場所の違いか、Excelの再起動前であることです。

 

グラフテンプレートの編集と再保存

続いては、テンプレートを使いながらデザインを改善し、再保存する方法について確認していきます。

部門	実績	前年比
営業	1250	108%
企画	980	102%
管理	760	96%

テンプレートを一度保存した後でも、色やラベルのルールを見直したくなることがあります。

その場合は、テンプレートを元に作成したグラフを修正し、新しいテンプレートとして保存します。

 

配色とフォントを統一する設定

続いては、資料全体で印象をそろえるための配色とフォントの設定を確認していきます。

グラフ内の棒や線をクリックすると、系列ごとの塗りつぶしや線の色を変更できます。

売上は濃い青、目標はグレー、前年は淡い青のように、数字の意味ごとに色のルールを決めると読み手が理解しやすくなります。

重要な系列だけを強い色にし、補助的な系列は控えめな色にすると、グラフの主題が伝わりやすくなります。

タイトル、軸、凡例の文字には、社内資料で使うフォントとサイズを設定します。

文字が小さすぎると、PDF化した資料や会議室の画面では読みにくくなるため注意が必要です。

 

軸とデータラベルを調整する設定

続いては、数値が正しく伝わる軸とデータラベルの設定を確認していきます。

縦軸を右クリックして軸の書式設定を開くと、最小値、最大値、目盛間隔、表示単位を変更できます。

たとえば、売上が800から1200の範囲で動く場合、縦軸を0から1500にするか、700から1300にするかで見え方が大きく変わります。

差の大きさを強調しすぎないためには、資料の目的に応じて軸の開始値を慎重に決める必要があります。

比較資料では、縦軸の範囲を月ごとや部門ごとで不用意に変えないことが重要です。

データラベルは、正確な数値を読ませたい場合に有効です。

一方で、項目数が多いグラフにラベルをすべて表示すると、文字が重なって読みにくくなるかもしれません。

見せたい系列だけにラベルを付ける方法も検討しましょう。

 

詳細イメージ図による再保存の流れ

続いては、編集したグラフを別名でテンプレートとして再保存する流れを確認していきます。

変更後のグラフを右クリックし、テンプレートとして保存を選びます。

既存のテンプレートを残したい場合は、月次売上標準版、月次売上ラベル付き版のように別名で保存するとよいでしょう。

元のテンプレートを上書きする前に、変更内容が全資料に適したものか確認することが大切です。

テンプレートを複数用意しておくと、会議用、印刷用、役員報告用など、利用場面に合わせて使い分けられます。

 

グラフテンプレートを使うときのデータ範囲

続いては、テンプレートを適用する際に重要となるデータ範囲と系列の考え方を確認していきます。

商品	第一四半期	第二四半期
A商品	350	420
B商品	280	310
C商品	190	250

テンプレートを正しく使うには、元になる表の形も意識する必要があります。

グラフは、選択した範囲の行と列を系列、項目名、横軸ラベルとして読み取ります。

 

1行目のヘッダーを含めて選択する考え方

続いては、1行目のヘッダーを含めてデータ範囲を選ぶ理由を確認していきます。

上の表では、A1の商品、B1の第一四半期、C1の第二四半期が見出しです。

グラフを作成するときは、A1からC4までを選択します。

このように見出しを含めることで、凡例には第一四半期と第二四半期が表示され、横軸にはA商品からC商品の名前が表示されます。

1行目のヘッダーを除いて数値だけを選ぶと、Excelが仮の系列名を付ける場合があります。

後から凡例を書き換える手間をなくすためにも、見出し行を含める操作を習慣にしましょう。

 

系列の行列を切り替える操作

続いては、横軸と凡例の関係が想定と逆になった場合の操作を確認していきます。

商品名が凡例になってしまった、または四半期が横軸になってしまった場合は、グラフを選択します。

グラフのデザインタブにある行列の切り替えをクリックすると、系列と項目軸を入れ替えられます。

たとえば、商品ごとの売上推移を比較したいなら、四半期を横軸にして商品を系列にする見せ方が適しています。

一方で、同じ時点での商品別比較が目的なら、商品を横軸にして四半期を系列にしたほうが読みやすい場合があります。

テンプレートの見た目だけで判断せず、グラフで比較したい対象を先に決めることが大切です。

 

追加データと自動反映の範囲

続いては、表に新しい行や列を追加したときの扱いを確認していきます。

通常のセル範囲から作ったグラフでは、範囲の外に追加したデータは自動でグラフに含まれないことがあります。

毎月データを増やす表なら、元データをテーブルとして設定しておく方法が便利です。

表内のセルを選択して挿入タブからテーブルを作成すると、行を追加した際にグラフの参照範囲も広がりやすくなります。

定期的に更新するグラフでは、データをテーブル化すると範囲の修正漏れを防ぎやすくなります。

 

グラフテンプレートが反映されない原因

続いては、テンプレートを選択しても期待した表示にならない場合の原因を確認していきます。

確認項目	主な原因	対応
系列数	元グラフと異なる	データ範囲を確認
色	系列順が変化	系列を並べ替え
軸	数値の桁が異なる	軸の書式を調整

テンプレートの利用では、元になったグラフと新しいデータの構造が異なることによる差が起きやすいです。

 

系列数が異なる場合の見え方

続いては、元のテンプレートと異なる数の系列を扱う場合を確認していきます。

たとえば、売上と目標の2系列で作ったテンプレートを、売上、目標、前年、予測の4系列に適用するとします。

最初の2系列には想定した色が設定されても、追加された系列にはExcelの自動色が割り当てられることがあります。

これはテンプレートが壊れているわけではなく、新しい系列に対する書式が元のテンプレートにないためです。

系列数が増減する資料では、代表的なパターンごとにテンプレートを用意すると安定します。

複数系列向けのテンプレートを作る場合は、実際に想定される最大の系列数で試してから保存する方法もあります。

 

グラフ種類が変更される場合の確認

続いては、テンプレートの適用によってグラフ種類が変更される場合を確認していきます。

テンプレートには、縦棒、横棒、折れ線、円、複合グラフなどの種類も含まれます。

そのため、既存のグラフにテンプレートを適用すると、意図せずグラフの種類が切り替わることがあります。

棒グラフを維持したい場合は、適用後にグラフの種類の変更を開き、集合縦棒などの種類を確認しましょう。

複合グラフでは、どの系列を第2軸にするかも重要な設定です。

金額と比率のように単位が異なる系列を同じグラフに表示する場合は、第2軸の使い方を必ず確認します。

第2軸を使うと比較しやすくなる一方で、軸の範囲次第では差が大きく見えることもあるため、注記や軸タイトルを明確にします。

 

他のパソコンで利用する場合の注意点

続いては、作成したテンプレートを別のパソコンでも使いたい場合の注意点を確認していきます。

グラフテンプレートはcrtxファイルとして保存されるため、必要に応じてそのファイルを共有できます。

ただし、利用先のExcelのバージョン、テーマ、インストール済みフォントによって、色や文字の見え方にわずかな違いが出る場合があります。

社内で共通テンプレートを配布するときは、テンプレートファイルだけでなく、完成見本のExcelファイルやPDFも用意すると認識をそろえやすいです。

 

グラフテンプレートを活用する資料作成

続いては、テンプレートを資料作成の流れに組み込む方法を確認していきます。

資料の種類	おすすめのグラフ	テンプレート名の例
月次報告	棒と折れ線	monthly-sales-target
構成比分析	円またはドーナツ	category-share
推移分析	折れ線	trend-report

テンプレートは、単に操作を短縮する機能ではありません。

数字の見せ方を標準化し、見る人が資料を理解しやすい状態を作るための仕組みでもあります。

 

定例レポートに使うテンプレート

続いては、毎週や毎月の定例レポートでの活用方法を確認していきます。

定例資料では、前月との比較や目標との差を毎回同じ位置、同じ色で示すことが重要です。

たとえば実績を青、目標をグレー、前年を薄い青で表示するテンプレートを作れば、担当者が変わっても資料の読み方が変わりません。

定例レポートでは、デザインの新鮮さよりも、数値の比較が直感的にできる一貫性が重要です。

グラフタイトルに年月だけを変更する運用にしておけば、作成者の負担も減らせます。

 

用途別にテンプレートを分ける管理

続いては、テンプレートが増えたときの管理方法を確認していきます。

保存するテンプレートが多くなると、一覧から選びにくくなります。

そのため、名前の先頭に用途を付けるルールを決めると便利です。

たとえば、営業、経営、会議、印刷のような用途名を先頭に付けると、利用者が目的のテンプレートを探しやすくなります。

月次用、四半期用、年間用のように期間で分ける方法もあります。

テンプレート名は、作成者だけでなく、初めて使う人も意味を理解できる名前にすることが大切です。

 

見やすさを保つ最終チェック

続いては、グラフを資料へ貼り付ける前の最終チェックを確認していきます。

テンプレートを適用しただけで終わらせず、今回のデータに不要な凡例やラベルが残っていないか見直しましょう。

タイトルには、何の数値で、どの期間を表しているかを入れます。

売上のように単位が大きい場合は、千円、百万円、件数などを明記すると誤解を避けられます。

グラフが小さく表示される資料では、ラベルが読めるかを印刷プレビューやPDFで確認することも大切です。

 

まとめ エクセルのグラフテンプレートを保存・呼び出して使う方法

エクセルのグラフテンプレートを使うと、何度も行っていた色、軸、凡例、データラベルの設定を効率よく再利用できます。

まずは完成したグラフを選択し、右クリックからテンプレートとして保存します。

次回以降は、データ範囲を選択してグラフの挿入画面を開き、テンプレートから保存済みのグラフを選択すれば、統一されたデザインのグラフを作成できます。

最も大切なのは、テンプレートを保存する前に、見やすい色、軸、ラベル、凡例のルールを整えておくことです。

既存グラフに適用する場合は、グラフの種類の変更からテンプレートを選ぶと、元データを保ったまま見た目を変更できます。

テンプレートが表示されないときは、保存場所、crtxファイル、Excelの再起動を確認しましょう。

また、系列数やデータの構造が元のグラフと違う場合は、色、軸、第2軸の設定が想定どおりか見直す必要があります。

定例資料用、会議用、構成比用など、用途別のテンプレートを整備すれば、グラフ作成の時間を減らしながら、資料全体の品質も高められます。

日々のExcel作業にグラフテンプレートを取り入れ、正確で見やすいレポート作成につなげていきましょう。