【Excel】エクセルファイルを圧縮する方法（ファイルサイズを小さくする）

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Excelで作成した見積書、売上管理表、写真付きの報告書などは、使い続けるうちにファイルサイズが大きくなりがちです。

メールに添付できない、共有フォルダへのアップロードに時間がかかる、開くたびに動作が重いといった悩みにつながることもあります。

エクセルファイルの容量は、画像、不要な書式、数式、ピボットテーブル、保存形式などを見直すことで小さくできます。

この記事では、Windows版Excelを中心に、データを壊さずにファイルサイズを圧縮する方法を順番に解説します。

なお、元ファイルを直接編集する前に、コピーを作成しておくと安心です。

 

エクセルファイルを圧縮する方法1【画像の圧縮】

それではまず、容量増加の原因になりやすい画像を圧縮する方法について解説していきます。

シート名	画像枚数	圧縮前の容量	圧縮後の目安
月次報告	12枚	18.4MB	4.8MB
商品一覧	4枚	6.2MB	2.1MB

 

図の圧縮コマンドの選択

画像を含むブックでは、最初に図の圧縮コマンドを使うと効果を確認しやすいでしょう。

ワークシート上の画像を1枚クリックすると、リボンに図の形式タブが表示されます。

図の形式タブを開き、調整グループにある図の圧縮を選択します。

画像を縮小表示しているだけでは、元の高解像度データがブック内に残っている場合があります。

図の圧縮は、見た目のサイズではなく、保存されている画像データ自体を軽量化する操作です。

複数の写真を貼り付けた現場報告書や、商品画像を多く含む在庫表では、特に大きな効果が期待できます。

 

解像度とトリミング領域の設定

続いて、図の圧縮ダイアログで画質とトリミング領域を確認していきます。

印刷用ではなく画面閲覧やメール送付が目的なら、電子メール用やWeb用などの低めの解像度を選ぶと容量を減らしやすくなります。

トリミングした部分を削除する設定にすると、画面に見えていない画像部分もブックから取り除けます。

ただし、トリミング領域を削除した後は、あとから元の写真の範囲へ戻せません。

写真の切り抜き位置を修正する可能性があるなら、先に元ファイルを複製しておきましょう。

文書内のすべての画像に適用する設定を選べば、画像を1枚ずつ圧縮する手間も抑えられます。

 

画像形式と貼り付け方法の見直し

画像を圧縮しても容量が大きい場合は、貼り付け元のファイル形式も確認しましょう。

スマートフォンで撮影した写真は高画質なため、数枚でも数十MBになることがあります。

写真は必要な範囲に切り抜いてから挿入し、用途に合った解像度にすることが重要です。

Excelへコピーして貼り付けるよりも、あらかじめサイズ調整した画像ファイルを挿入したほうが管理しやすい場合もあります。

ロゴや簡単な図形は、必要以上に大きいPNGや写真形式ではなく、適切なサイズの画像を利用するとよいでしょう。

 

エクセルファイルを圧縮する方法2【不要な書式とセルの削除】

続いては、データが入っていないのに容量を大きくする不要な書式やセル範囲を確認していきます。

確認対象	不要な状態の例	容量への影響
行と列	何万行にも塗りつぶしや罫線	大きい
図形とコメント	非表示のオブジェクトが残存	中程度
条件付き書式	重複したルールが多数	中程度

 

最終セルの位置の確認

ワークシートの使用範囲が必要以上に広がっていないかを確認します。

データがA列からF列、1行目から500行目までしかないのに、CtrlキーとEndキーを押すと何万行目や遠い列へ移動する場合があります。

これは、削除したつもりの範囲に書式、罫線、コメントなどが残っている可能性を示します。

Excelは値が空白でも、書式やオブジェクトが残るセルを使用済みとして扱うことがあります。

最終セルの位置を確認すると、どの範囲を整理すべきか判断しやすくなります。

 

不要な行と列の削除

続いて、実データの末尾より下の行、右側の列を選択して削除していきます。

たとえばF列までしか使用していない場合は、G列以降で不要な範囲を選択し、右クリックから削除を実行します。

行についても、最終データ行の次から不要な範囲を選択して削除します。

Deleteキーで内容だけを消すのではなく、行または列そのものを削除する操作が大切です。

削除後はブックを保存し、一度閉じてから開き直します。

再びCtrlキーとEndキーを押し、最終セルが適正な位置へ戻ったか確認しましょう。

 

条件付き書式とオブジェクトの整理

条件付き書式、入力規則、コメント、メモ、図形、テキストボックスもファイルサイズに影響します。

ホームタブの条件付き書式からルールの管理を開くと、同じ範囲に似たルールが重複していないか確認できます。

コピーと貼り付けを繰り返した表では、条件付き書式の適用先がシート全体へ広がっていることがあります。

必要なセル範囲だけにルールを絞ると、ブックの処理速度と管理のしやすさも改善します。

不要な図形はホームタブの検索と選択からオブジェクトの選択を使うと、見落としを減らせます。

 

エクセルファイルを圧縮する方法3【xlsx形式で保存】

続いては、保存形式を見直してファイルサイズを小さくする方法を確認していきます。

形式	主な用途	容量の傾向
xlsx	通常のExcelブック	小さくなりやすい
xls	旧形式との互換性	大きくなりやすい
xlsm	マクロを含むブック	内容により変動

 

xlsx形式へ変換する考え方

古いxls形式で保存されているファイルは、xlsx形式に保存し直すことで容量が小さくなる場合があります。

xlsxはブック内部のデータを圧縮して保存する仕組みを持つため、一般的な表計算データとの相性がよい形式です。

マクロを含まない通常のブックなら、xlsx形式が標準的な保存形式です。

ただし、VBAマクロが含まれるファイルをxlsxで保存すると、マクロは保存されません。

マクロを使用している場合は、xlsm形式を選択してください。

 

名前を付けて保存の操作

Windows版Excelでは、ファイルタブから名前を付けて保存を選び、ファイルの種類を変更できます。

既存のファイルを残したいときは、新しい名前を付けて保存すると比較しやすくなります。

保存後にはエクスプローラーでファイルサイズを確認し、変換前後の容量を比べると効果を把握できます。

 

バイナリ形式と互換性の注意点

大量のデータ、複雑な数式、ピボットテーブルを含む場合は、Excelバイナリブックであるxlsb形式が有効なこともあります。

xlsb形式は大規模ブックで容量や開閉時間を抑えられる場合がありますが、共有先の環境で扱えるか確認が必要です。

xlsxと比べて、他のソフトウェアやWebサービスでの読み込みに制約が出る可能性があります。

共同編集、外部システムへの取り込み、取引先への送付があるなら、まずxlsxを基本に考えるのが無難です。

 

数式と計算設定の見直し

続いては、数式、参照範囲、計算設定を整理してブックを軽くする考え方を確認していきます。

A列	B列	C列
商品名	単価	数量
ノート	500	10

 

列全体参照を必要範囲へ変更

数式が多いブックでは、参照範囲が広すぎることで計算量が増えている場合があります。

たとえば売上を集計する式として、SUMPRODUCT関数で列全体を参照すると、Excelは非常に多くのセルを計算対象として扱います。

計算範囲を実データの行数に合わせると、再計算の負荷を減らしやすくなります。

サンプルデータでは1行目が見出しで、2行目から500行目が明細です。

この条件なら、B2:B500とC2:C500のように指定するのが自然です。

データ件数が毎月増減する場合は、テーブル機能を利用して参照範囲を管理する方法もあります。

 

計算結果を値へ置き換える判断

過去月の実績など、今後変更しない計算結果は値に置き換えることで数式の数を減らせます。

対象セルをコピーし、形式を選択して貼り付けから値を選ぶと、表示結果だけを残せます。

値に置き換えると数式は元に戻せないため、計算式を残したバックアップを用意することが必要です。

毎月更新する集計部分まで値に変換すると、後の修正作業が難しくなるかもしれません。

更新不要な履歴シートや確定済み帳票に限定して使うと、管理しやすいでしょう。

 

揮発性関数と外部リンクの確認

OFFSET関数、INDIRECT関数、TODAY関数、RAND関数などは、条件によって再計算の負荷を増やすことがあります。

これらは容量そのものよりも、開くときや編集するときの重さにつながりやすい要素です。

外部ブックへのリンクが多いファイルは、リンク先の確認処理によって開く時間が長くなることがあります。

不要な外部リンクはデータタブのクエリと接続やリンクの編集から確認し、不要であれば解除を検討します。

ただし、外部データを自動更新する業務では必要なリンクまで削除しないよう注意が必要です。

 

ピボットテーブルとデータモデルの整理

続いては、ピボットテーブル、キャッシュ、外部データを整理する方法を確認していきます。

項目	確認する内容
ピボットテーブル	不要なフィールドと古いデータの保持
接続	使っていないクエリや外部接続
シート	非表示の作業用シートや複製シート

 

ピボットテーブルのデータ保持設定

ピボットテーブルは大量データを集計するのに便利ですが、元データの情報をキャッシュとして保持します。

過去の項目が多数残っている場合、ピボットテーブルのオプションで保持する項目数を見直すと改善することがあります。

すでに使わない商品名、担当者名、分類などがキャッシュに残ると、ファイルが必要以上に大きくなる場合があります。

ピボットテーブルを右クリックしてピボットテーブルのオプションを開き、データタブの設定を確認します。

データソースの更新後に保存し直すと、不要な情報が整理されるケースもあります。

設定名や画面構成はExcelのバージョンにより多少異なります。

 

不要なクエリと接続の削除

Power Queryや外部データ接続を使ったブックでは、使用していないクエリが残っていないか確認しましょう。

データタブからクエリと接続を表示すると、ブックに登録された接続を一覧で確認できます。

作成途中のクエリや、すでに利用しない接続を残したままにすると、更新や保存の負担になることがあります。

削除する前には、そのクエリが他のシートやピボットテーブルで参照されていないかを確認してください。

業務用ファイルでは、更新手順書と照らし合わせながら慎重に整理するのがおすすめです。

 

非表示シートと重複シートの管理

非表示にしたシートや、コピーして作られた古いシートもブック内に保存されています。

内容が不要な作業用シート、検証用シート、過去の複製シートは、削除前に別ファイルへ退避してから整理します。

シートを非表示にしても容量は減らないため、不要なら削除が必要です。

シート見出しを右クリックし、再表示の一覧で隠れたシートを確認できます。

削除後は数式参照、名前の定義、ピボットテーブルの参照元が壊れていないかを確認しましょう。

 

まとめ エクセルファイルを小さくする圧縮方法

エクセルファイルを圧縮するには、まず容量を大きくしている原因を見つけることが大切です。

写真や画像が多いブックでは図の圧縮、不要な書式が広がったブックでは行と列の削除が効果的です。

通常のブックはxlsx形式で保存し、マクロを使う場合はxlsm形式を選ぶと、機能を保ちながら適切に管理できます。

数式では列全体参照を必要な範囲へ変更し、更新不要な結果だけを値に置き換えると動作の軽量化にもつながります。

ピボットテーブル、クエリ、外部リンク、非表示シートも確認すると、意外な容量増加の原因が見つかるかもしれません。

作業前のバックアップを残し、保存後のファイルサイズと表の内容を確認しながら進めましょう。

用途に合った方法を組み合わせれば、メール送信や共有がしやすく、開きやすいExcelファイルへ整えられます。